Expedientes digitales · evidencia · firma
Tu evidencia, en orden. Tus documentos, firmados. Tus clientes, satisfechos.
AIDE reúne fotos, documentos, formatos y firmas desde donde ocurre el trabajo, arma el expediente automáticamente y lo entrega como cada cliente lo necesita, con evidencia que respalda cada firma.
El problema
¿Te suena familiar?
- Fotos borrosas o documentos faltantes que obligan a regresar con el cliente.
- Formatos en papel que se llenan a mano, se escanean y se pierden.
- Firmas que solo se consiguen si el cliente está presente.
- Cada cliente pide la información en un orden y formato distinto.
- La oficina no sabe qué pasa en campo hasta que alguien llama.
- Evidencia difícil de defender ante una aclaración o disputa.
AIDE pone orden en todo el proceso, de principio a fin.
Cómo funciona
De la captura en campo al expediente entregado
- 01
Configura
Define qué evidencia, formatos y firmas requiere cada tipo de servicio y cada cliente. Sin programar.
- 02
Captura
Tu equipo toma fotos y llena formatos desde el celular, con una cámara que le guía para lograr una buena toma a la primera.
- 03
Firma
Tu cliente firma desde su propio teléfono con un enlace o código QR, sin instalar nada ni crear una cuenta.
- 04
Entrega
Con un clic obtienes el expediente en PDF o ZIP, ordenado y presentado como lo pide cada cliente.
Beneficios
Lo que gana tu operación
Menos regresos
Evidencia completa y legible desde la primera visita.
Cierres más ágiles
El expediente se arma solo mientras se trabaja, sin reprocesos ni esperas.
Cero papel
Sin imprimir, escanear, trasladar ni archivar.
Respaldo documental
Firmas con evidencia y versiones firmadas que se conservan.
Visibilidad total
El estado de cada expediente, en todo momento.
Clientes más satisfechos
Reciben exactamente lo que piden, como lo piden.
Expedientes completos
Nada se cierra incompleto
Cada servicio tiene su lista de evidencia requerida, que se completa sola conforme llega la información.
- Ves de un vistazo qué falta en cada expediente.
- La lista cambia según el tipo de servicio y el cliente.
- Lo que llega de campo se acomoda en su lugar, sin capturarlo dos veces.
Captura y formatos inteligentes
Buena evidencia desde la primera toma
Captura guiada
La cámara encuadra el documento por ti.
Avisos al momento
Te dice si hay poca luz, reflejos, movimiento o desenfoque.
Sin instalar nada
Funciona desde el navegador del celular.
Formatos digitales
Tus formatos de siempre, ahora se llenan desde el celular.
Marca sobre imágenes
Dibuja sobre croquis y diagramas dentro del formato.
Llega al instante
Lo capturado en campo aparece en la oficina en ese momento.
Un dato, muchos documentos
Capturas el dato una vez, como el inmueble y el arrendatario, y aparece en todos los documentos del expediente que lo usan.
Contrato de arrendamiento
Depto. 502 · Torre NorteActa de entrega
Depto. 502 · Torre NorteInventario
Depto. 502 · Torre NorteUn trazo dice más que mil palabras
Agrega a cualquier formato una imagen sobre la que tu equipo o tu cliente traza con el dedo. El trazo queda en el PDF firmado, junto con el resto del formato. Estas imágenes no vienen precargadas; son solo ejemplos. Cada empresa carga sus propios formatos e imágenes.
Firma y validez documental
Tres formas de firmar, según el respaldo que necesitas
Tu cliente firma desde su teléfono, con un enlace o código QR, sin instalar nada. Tú eliges la opción para cada documento.
Firma autógrafa
Disponible- Qué es
- Tu cliente dibuja su firma con el dedo y queda estampada en los recuadros de firma del documento, como en papel.
- Cuándo conviene
- Documentos que tus clientes acostumbran firmar a mano.
Firma electrónica simple con hoja de evidencias
Disponible- Qué agrega
- Una hoja de evidencias con quién firmó y cuándo, cómo se identificó, la IP y el dispositivo; si lo activas, su identificación, selfie y ubicación. Incluye la huella digital (SHA-256) de cada documento revisado y firmado.
- Cuándo conviene
- Conformidades, autorizaciones y aceptaciones del día a día.
Firma electrónica avanzada con constancia de conservación
Disponible bajo proyecto- Qué agrega
- El sello del certificado de firma avanzada de tu empresa, con sello de tiempo y validación a largo plazo, y una constancia de conservación sobre el contenido exacto del expediente.
- Cuándo conviene
- Documentos que necesitan el mayor respaldo y que debes conservar a largo plazo.
- Por qué bajo proyecto
- La constancia de conservación y la norma que la regula varían según el país, así que se configura en cada proyecto. Requiere el certificado de tu empresa y un agente de firma en tu infraestructura.
Así se ve la hoja de evidencias
Acompaña a los documentos firmados con la firma electrónica simple y se conserva aparte de ellos.
Para tu área legal y de TI
- Formatos de firma avanzada. PAdES (la firma dentro del PDF), CAdES en contenedor ASiC-S, CAdES separada (.pdf + .p7s) o CAdES envolvente (.p7m). Se elige por cliente y tipo de servicio.
- Sello de tiempo. RFC 3161 en cada firma avanzada.
- Validación a largo plazo (LTV). La firma incorpora el estado de revocación del certificado (OCSP) al momento de firmar.
- Verificación. Cada firma se verifica con los criterios de ETSI antes de dar el expediente por terminado.
- Custodia de la llave. La llave privada se queda en tu infraestructura; un agente de firma la usa ahí y nunca viaja a AIDE.
- Conservación. Los originales se copian a un almacén de conservación propio, separado del almacenamiento de trabajo. Un manifiesto con la huella SHA-256 del expediente, de la firma y de cada original, encadenado con el de la versión anterior, es lo que ampara la constancia de conservación.
- Nuevas versiones. Si el expediente cambia después de sellado, se genera una versión nueva; las anteriores se conservan.
Describimos los mecanismos que AIDE aplica. La validez de cada documento depende de su uso y de la regulación que le aplique; te recomendamos revisarlo con tu área legal.
Entrega personalizada
Cada cliente recibe el expediente como lo pide
- El orden de los documentos.
- Collages de fotos.
- Marca de agua.
- Formato de entrega: PDF o ZIP.
Operación conectada
Oficina y campo, trabajando al mismo tiempo
Todo en tiempo real
Lo capturado en campo aparece al instante en la oficina, con avisos cuando un archivo está listo.
Cada quien ve solo lo suyo
Roles y permisos por tipo de usuario, sucursal o cliente.
Reportes
Exportables, con filtros.
Se conecta con tus sistemas
Para crear expedientes o mostrar su información.
¿Para quién es?
Para empresas que reúnen evidencia, comprueban un trabajo y necesitan la firma de su cliente
Contratistas y servicios para el hogar
Construcción, remodelación, cocinas, jardinería: cotización firmada para arrancar, fotos del antes y después, conformidad al terminar.
Consultorios dentales y clínicas estéticas
Planes de tratamiento (con el odontograma marcado) y presupuestos aceptados con la firma del paciente, más fotos del antes y después.
Veterinarias
Autorizaciones firmadas por el dueño antes de un procedimiento, con la zona a tratar marcada sobre la silueta, fotos del antes y después, y el historial de cada mascota.
Educación
Tu institución integra el expediente de cada alumno a lo largo de su trayectoria y recaba su firma cuando se necesita, listo para graduación, titulación y otros trámites.
Instalación y servicio técnico
Comprobante de trabajo terminado, diagrama de la instalación y conformidad del cliente.
Laboratorios de ingeniería civil
Tu técnico registra cada muestreo en obra desde el celular, con formatos y fotos; el residente firma en sitio, y el laboratorio integra el informe para entregar al cliente un expediente completo por obra.
Arrendadoras
Entrega y devolución de autos o equipo con evidencia de su estado, daños marcados sobre la silueta y nivel de combustible.
Inmobiliarias
Inventarios de entrega y recepción de inmuebles, con observaciones marcadas sobre el plano.
Logística y entregas
Prueba de entrega con foto y firma.
Garantías y devoluciones
Evidencia del producto y aceptación del cliente.
Seguridad empresarial
Tu información, bajo control
Acceso controlado
Cada usuario accede solo a la información autorizada según su función, sucursal o cliente.
Integridad documental
Si un documento cambia después de firmado, la versión firmada se conserva.
Protección de cuentas
Políticas de contraseña de nivel empresarial: bloqueo por intentos fallidos, caducidad y detección de contraseñas comprometidas.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan
- ¿Necesito instalar algo?
- No. AIDE funciona desde el navegador; tu equipo de campo puede agregar la app a la pantalla de su celular sin pasar por una tienda de aplicaciones.
- ¿Mi cliente necesita una cuenta para firmar?
- No. Recibe un enlace o código QR y firma desde su propio teléfono.
- ¿En qué celulares funciona?
- En teléfonos actuales con navegador y cámara.
- ¿Puedo usar mis propios formatos?
- Sí. Tus formatos en PDF se convierten en formatos digitales que se llenan desde el celular.
- ¿Puedo decidir qué evidencia se pide?
- Sí, por tipo de servicio y por cliente.
- ¿Qué respalda cada firma?
- Una hoja de evidencias con los datos de quién firmó y cuándo, y, si lo activas, su identificación, selfie y ubicación. Además, puedes sellar tus expedientes con firma electrónica avanzada y constancia de conservación, disponible bajo proyecto (la norma que la regula varía según el país). La validez de cada documento depende de su uso y de la regulación que le aplique; te recomendamos revisarlo con tu área legal.
- ¿Quién puede ver la información?
- Solo quien tú autorices, con roles y permisos por usuario.
- ¿Se integra con mis sistemas?
- Sí, AIDE puede conectarse con otras plataformas.
- ¿Está disponible en inglés?
- Sí, en español e inglés.
¿Listo para dejar el papel atrás?
Escríbenos y te mostramos AIDE funcionando con un caso como el tuyo.